Před nákupem si udělejte výběrové řízení

Výběr dodavatele v krocích

• Znát své potřeby a vědět, co vlastně chci pořizovat
• Být si vědom svých finančních možností
• Zorientovat se v nabídce ještě předtím, než začnu poptávat
• Zároveň i vybírat subjekty, které později oslovím (ušetřím tak čas)
• Určit si předběžnou cenu dodávky
• Vyhodnotit zaslané nabídky
• Objednat zboží, případně (ideálně) uzavřít vyváženou smlouvu

Jak dodavatele vybíráme?

Výběr dodavatele služeb nebo výrobků je naprosto zásadní. A platí to právě i pro fyzické osoby, nikoli jen firmy či státní instituce. Nepodceňujte vliv psychologie prodeje na svou psychiku a raději se ještě před pořízením čehokoli racionálně zorientujte na tržišti. Pokud se při výběru dodavatele zmýlíte, pohřbíte tak svůj záměr i samotný projekt. V některých případech pak může mít taková chyba i fatální následky.

Příklad:
Chceme využít možnosti získat dotaci z programu Zelená úsporám pro pořízení kotle na pelety. Necháme se však přesvědčit dodavatelem, který není registrován v Seznamu odborných dodavatelů tohoto dotačního programu a navíc pořídíme kotel, který není registrován v Seznamu výrobků a technologií programu. Dodavatel nás přesvědčí, že můžeme o dotaci požádat až po provedení a zaplacení opatření, protože peníze stejně získáme až poté. Namísto finanční úspory, která se může v některých případech rovnat až 100 % vložených nákladů včetně nákladů na projekt bude výsledkem takové transakce pouze naše prázdná peněženka.

V duchu výše zmíněných bodů, které jsou při výběru dodavatele nezbytné, se tedy nejprve musíme zeptat: Dovede konkrétní dodavatel splnit naše očekávání? Abychom si na tuto otázku mohli odpovědět, nezbude nám nic jiného, než OVĚŘOVAT. A to je časově nejnáročnější avšak nezbytná součást výběru. Stejně tak musíme vědět, jaký rozsah dodávky od něj potřebujeme. Jinak bychom neměli co ověřovat. Musíte tedy naprosto přesně vědět, co chcete a v jakém rozsahu. Až teprve poté můžete vytvořit poptávkový formulář a vybírat ze zaslaných nabídek.

Při výběru nám v dnešní době samozřejmě nejvíc pomůže internet. Už jen grafická podoba stránek dodavatele, úroveň poskytnutých informací, rozsah nabídky a hloubka její prezentace a přiložené reference napoví velmi mnoho. Nejjednodušším řešením bude zadání názvu služby či výrobku ve vyhledavači či katalogu firem a poté začneme listovat stránkami těch subjektů, které nám databáze nabídne. Ještě víc nám však výběr usnadní poptávkový systém - ZDE.

Ve zmíněném poptávkovém systému vložíte zdarma a nezávazně svou poptávku. Je však důležité ji vypracovat co nejpodrobněji, jinak nemůžete očekávat seriózní kalkulace vhodné k porovnání. Pracovníci portálu poté vaši poptávku rozešlou firmám v regionu, kde by měla realizace proběhnout a vy si nakonec vyberete z množství nabídek. Poptávku vložíte jednoduše, zabrat by vám to mělo maximálně pět minut, pokud už máte svou poptávku předem sepsanou.

Ať už však využijete poptávkový systém, nebo budete konkrétní firmy poptávat sami, vždy je nutné, abyste oslovili alespoň 3 až 5 dodavatelů. Hodně už napoví i jen samotný způsob prezentace nabídky. Forma, jazyk, úhlednost, dostatek informací. Určitě nereagujte na nabídky dodavatele, který se nechce vyjádřit k ceně. Pokud nemá dostatek informací, měl by si o ně říci a předem zdůraznit, kde jsou konkrétní úskalí a za co a proč by mohla být stanovená cena navýšena. Kvalitně zpracovaná nabídka je důkazem, že s vámi potencionální dodavatel jedná seriózně. Na druhou stranu ale není zárukou, že provede kvalitní práci a dodrží cenu. Buďte proto stále obezřetní.

Zásadně přitom platí pravidlo: Vyřadit nejdražši a nejlevnější nabídku. Vůbec už nevěřte spojení slov nejlevnější-nejlepší. To víc zavání tv shoppingem či zbožím nevalného původu a pustili bychom se víc do loterie než investice. Stejně tak z výběru vyřadíme firmy, kde cítíme neochotu komunikovat o případných změnách a o detailech.

U firem, které prošly prvním kolem vašeho výběru, si pak vždy prověřte jejich reference. A určitě bychom neradili zůstat jen u shlédnutých www stránek. Na fotce nepoznáte, že například nově instalovaná okna jsou umístěna nekvalitně. Vždycky bude lepší zavolat či napsat klientům, pro které firma službu realizovala a poprosit je, zda by se s vámi nepodělili o zkušenosti s realizovanou dodávkou. Pokud předem jejich majetek pochválíte, je velká pravděpodobnost, že budou ochotní. V mezilidské komunikaci vždy platí jistá zásadní pravidla psychologie, ale i jen obyčejné slušnosti.

V tomto druhém kole nám vypadnou všechny ostatní firmy a zůstanou pouze 2 nejlepší. Určitě bychom však nedoporučovali hodit si třeba korunou. Položte oběma vybraným firmám odbornější dotaz a porovnejte odpovědi, případně i cenu, pokud se jí dotaz týká. V případě stavebních prací se můžete zaměřit třeba i na techniku, jakou používají, nebo odbornou způsobilost zaměstnanců. Zjistěte si, na které stavbě firma právě pracuje a místo si obhlédněte. Sice se v tu chvíli stáváte spíše detektivem a při dodávce za několik desítek tisíc korun se takový postup nevyplatí ani z hladiska časových nákladů a vynaložené energie, pokud však půjdeme do cen o řád vyšších, je na místě mít k dispozici co nejvíce co nejobjektivnějších informací.

Pokud pak pořizujete nějaké technické vybavení, stroj či přístroj, určitě se vyplatí vstoupit do internetové diskuse uživatelů. Ale pozor, tato diskuse může být jednostranně moderovaná konkrétním dodavatelem. Na internetu dokonce i narazíte na agresivní diskusní příspěvky, které podporují jednu jedinou značku, případně i typ výrobku a nesmlouvavě kritizují veškerou konkurenci. Od takových dodavatelů dejte raději ruce pryč.

Pokud pak v konkrétním případě nestačí objednávka, vyžádejte si od dodavatele návrh vyvážené smlouvy a pozor, nikoli formulář. Mnohé velké společnosti jsou typické téměř monopolním chováním v tom smyslu, že vám nenabízejí smlouvu, nýbrž formulář, který prý jen „musíte vyplnit.“ Omyl. Vy máte vždy právo upomínkovat návrh smlouvy. Zásadní body smlouvy jsou snadno srozumitelné i pro laika bez větších právních znalostí. Ve smlouvě by měla být uvedena cena, doba a termín realizace a záruka. Nezapomeňte, že záruka se už dnes poskytuje v zásadě na vše. Nakonec před investicí neuvažujte jen o ceně, ale také o návratnosti investice a vůbec jejím smyslu. Například nekvalitním zateplením domu, respektive jeho špatnou volbou, pouze vynaložíme prostředky za efekt. Výsledkem však bude nové pohledná fasáda, nikoli zároveň i úsory za vytápění.